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[基础知识] 如何写出一封专业级的外贸邮件

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发表于 2022-7-21 13:44:39 | 显示全部楼层 |阅读模式
邮件是外贸工作中接触最多,也是最重要的东西。然后对于很多人来说确经常把握得不好,容易导致出现很多错误。下面的邮件是根据一位殿堂级外贸老湿分享整理总结而来,相信大家看完后会对自己的邮件写作有一个全新的认识。
01|Prewriting: 写邮件前需要考虑的问题
  • Purpose: 你写这封邮件的目的是什么,你能为客户带来什么?
  • Consider who you're emailing : 你要发给谁, 此人的地位是什么,你们的关系如何?
  • Subject: 这封邮件的主题是什么?能否吸引客户打开阅读?
  • 思路:分几段,怎么写,主要用哪些句型。如何用最简洁的语言突出你的优势?
  • 语气:直接or委婉 ?
  • 正文该如何写?
02|发邮件后的3种处理方法
  • 进收件箱
  • 进垃圾箱
  • 直接拦截
1.进垃圾箱可能的原因:
  • 大量出现spam敏感词
  • 非正常拼写:用其他字符代替字母:w0rds,L3tter
  • 颠倒大小写:uPPer, CaSE
  • 全部大写
  • 超链接太多
  • 邮件内容插图片
  • 附件太多
  • IP被视为垃圾邮件
  • 一段时间内,发送频率过快,内容重复度过高
2.改进方法:
  • 邮件中尽量不含有spam敏感词(不知道spam词是什么的可以百度)
  • 注意检查字体拼写
  • 邮件中超链接不要太多
  • 附件不超过3M
  • 使用多IP地址发送: 可以使用科学工具切换IP地址
  • 使用多种邮箱发送: gmail, hotmail, outlook,企业邮箱
  • 要有针对性:不要(不良广告屏蔽),一对一发送,尊重客户
  • 尝试不同的模板,不同的邮件,不要用同一模板发送N个客户
  • 通过邮箱有效性验证工具,在发送前检查邮箱是否真实存在
Remark: 乱码,很多客户的电脑显示不了中文,邮件带中文容易乱码,不要用“宋体”去写英文。
技巧:用自己的邮箱给自己的另一个邮箱发:
– 如果发送后,在收件箱收不到,垃圾箱也收不到,那则可能被拦截了。
– 如果可以发,也可以收,客户没有回复你,则是你的邮件可能没有被客户打开或不够吸引人,尝试从主题和正文去改进。
03|主题写法:(以开发信为例)
普通主题,已过时:
  • Established business relationship
  • Led lamp supplier
  • China manufacturer
  • Catalog for LED light
主题的进阶写法:
写邮件前花大量时间去做客户和市场调研,要去做客户群体的细分,要有针对性地发邮件。
写上让客户感兴趣的主题: 突出邮件目的,核心,中心。
例:
  • Re: An idea help you to get your next 100 customers
  • How to take more profit from growing market in 2016
  • Re: Jacky called you just now !
Always test different approaches to see what works best
邮件不是死的,每个客户感兴趣的点不一样,主题要多变,内容要多变,思维方式也要多变。
04|邮件正文
注意问题
  • use "you", "your" instead of I, we, us ,our
  • Do not use “Not” “No”等否定词
  • Don’t write email too long
  • Don’t focus on features, focus on the value you bring
  • Don’t use active voice(主动语态) too much
  • 结尾call to action
  • Always be personalizing
  • Test, automate and scale
1.字体
  • Don’t use “宋体”
  • Don’t use Multi-color,不要用太多颜色
  • Don’t use strange or special fonts,不用特殊字体
  • Pay attention to the Capital letter (大写字母),当强调的时候才能大写,当专有名词时首字母大写,句子开头时首字母大写
  • Choose normal or regular fonts in business emails
  • Adjust the size for appearance ( 11号,12号)
常用字体:
time New Roman、Calibri、Arial、Contury Gothic、Comic Sans MS、Lucida Handwriting
切记千万不要用“宋体”去写英文!!
2.标点
英文中没有”《》”, 英文中只有引号;
标点符号后,必须打一个“空格”,再加单词
  • Please keep one space after the English punctuation
  • No chevron(书名号),instead
  • Please use full stop(句号)when you finished one sentence
  • Don’t use so many exclamation mark(感叹号)
  • Don’t use Chinese punctuation(中文标点符号)when typing via computer
3.主动语态与被动语态
  • Active voice: place extra emphasis on showing good will, showing sincerity, show application,Show apology, etc (侧重主观上的内容:诚意,感谢,道歉)
  • Passive voice: focus on the real situation, the objective issues, the professionalism, the announcement, etc侧重客观存在的事实或一定会出现,发生的事情
写一些特定邮件的时候,一定要多用被动语态:
  • 宣布某一个决定
  • 专业的开发信
  • 商务邮件往来中,体现自己的专业性,突出和强调某些特点或产品分析的时候
4.邮件正文:(以开发信为例)
  • 第一段:开头+目的,Quickly states the purpose, 1,2句话带过
  • 第二段:
  • 正文,核心内容,把该说的说清楚,3-5句话内,每句话不要太长
  • Value And Benefits Statement,价值展示,你能为客户带来什么.
  • Cites previous clients to demonstrate credibility 引用之前做过客户做证明.
  • 第三段:收尾,call to action, 则客户看了你的邮件后需要做什么,clearly specifies what you want them to do
▼▼
Hi xxx,
Nice day.
I‘m writing to recommended you our top-rated LED lamp in the Europe and I have a idea that can help you to get your next 100 customers.(表明你能为客户带来什么)
I recently used this idea to help some client( xxx in France), ( xxx in Netherlands ), ( xxx in Italy)(行业大客户或潜在客户的竞争对手)and they got a good benefit.
Please feel free to contact us and I can share this idea with you. ( Call to action )
Best regards,
xxxxxx
05|邮件签名
  • Your name
  • Your title
  • Your company name in detail
  • Your address in detail
  • Your telephone number and fax number
  • Your email address
  • Your company website
例▼
XXXXX
Sales Manager
------
ABC Printing Factory
Address: xxx Zone,xxx District,Guangzhou,Guangdong,China,
Mobile No.:+86-13xxxxxxxxx
Tel:+86-20-xxxxxxx Fax:+86-20-xxxxxxx
Email:
Website:
纯文字的签名档有很大的局限性,细心的人去对比专业的外贸公司或者国外客户时候,会看到邮件签名档设计的很形象。在这个颜值即正义的年代,设计一个美观高大上的邮件签名,一定可以让客户对你印象深刻。
最后附上自己一年前的邮件,报价,图片,段落,思路等等很多都存在问题。正所谓有对比才显示出区别,即使过去很差,很烂,但只要通过努力不断进步才是最重要的。
结尾:邮件的修炼,是一个长期的过程,需要不断地反思,不断总结,不断专研,不断换位思考,不断比较别人的,比较各个老外的写法,然后去总结思路,总结原因,不断去思考去改进。
更多外贸干货知识,请关注微信公众号:外贸原力


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